METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS

I.    INTRODUCCIÓN.

El presente documento explica la metodología que será empleada en la elaboración del Manual Descriptivo de Cargos, en tal sentido, se detallarán las acciones que permitirán establecer las especificaciones de cada uno de los cargos de la empresa: tareas, requisitos de educación, experiencia, responsabilidades, etc.

El Manual Descriptivo de Cargos, es un instrumento técnico de trabajo que permite mejorar la gestión de recursos humanos, orientar a los supervisores de todos los niveles del tipo de tareas que deben realizarse en los diferentes cargos y procesos de trabajo, establecer el perfil necesario al seleccionar candidatos para cada cargo y, al mismo tiempo contribuye a la organización estructural de la institución.

II.   METODOLOGÍA

El proceso de concepción del Manual Descriptivo de Cargos constará de cuatro etapas, a través de las cuales se pretende uniformar y sistematizar los criterios para la definición de su contenido:

1.    Definición del objetivo de creación del Manual Descriptivo de Cargos

El Manual Descriptivo de Cargos es un instrumento de la administración de los sistemas de recursos humanos (reclutamiento, selección, adiestramiento, clasificación, remuneración, desarrollo de carrera, evaluación de desempeño y contratación colectiva), donde se indican las tareas, obligaciones, responsabilidades y requisitos exigidos que sirven para identificar y describir los diferentes cargos de la organización, agrupando los similares bajo títulos comunes.

El sistema de clasificación de cargos tiene como base las tareas, responsabilidades, requerimientos académicos, técnicos y prácticos, condiciones organizacionales y ambientales, así como las características personales necesarias para el óptimo desempeño de los cargos allí descritos.

2.    Obtención de la información documental y de campo:

Compilación y revisión de la documentación existente sobre las actividades y tareas realizadas por los trabajadores que se encuentren documentadas, a los fines de obtener información relativa a los deberes y responsabilidades de cada cargo, etc.

También, comprende la obtención de información  mediante la aplicación colectiva de cuestionarios estructurados a grupos de trabajadores y supervisores. Se recogerá información relacionada con las responsabilidades, actividades, tareas, supervisión de cada cargo, a través de formularios especialmente diseñados para este fin y/o a través de entrevistas personales. Para ello se elaborará dos cuestionarios o formularios diseñados para obtener información

La información obtenida, será verificada con los niveles jerárquicos superiores correspondientes; en caso de existir discrepancias posteriores, dudas o vacíos de información se solicitará a los mismos su aclaratoria.

3.    Análisis de la información.

Procesamiento y análisis de la información recabada: descripción de tareas, perfil del cargo, responsabilidades, requerimientos del cargo, características y condiciones de trabajo, etc.

Asimismo, se verificará si en la organización ya existe y se ha implementado un código formal para la descripción de los cargos. Con fines de estandarización, se requiere que todos los niveles dentro de la estructura mantengan y utilicen la misma codificación de cargos.

En caso que no se haya empleado un código, se sugerirá una codificación general y específica para establecer las clases de cargo consideradas y poder de este modo formalizar dentro de la organización un lenguaje común en cuanto a la relación cargos–salarios se refiere. Existen muchas codificaciones consultadas, todas válidas;  sin embargo, es importante conocer si ya la organización mantiene, maneja alguna codificación específica para tratar de estandarizar su uso y normar su aplicación.

4.    Definir la estructura con la cual se elaborará el manual, la cual debe ser lo suficientemente completa y amplia para que permita abarcar los aspectos primordiales, tanto de definición de tareas, responsabilidades y roles, como para el manejo confiable y seguro de información salarial. El Manual Descriptivo de Cargos. se desarrollará de acuerdo a la siguiente estructura:

Ø  Denominación del cargo: Nombre del cargo. Es una palabra o frase breve, inteligible y oficial de una clase de cargo que indica de manera sintética la índole del trabajo incluido en ella.

Ø  Código del cargo: 

Ø  Propósito general: define en forma breve la naturaleza del trabajo. Es la expresión de la esencia de las tareas de los cargos. Expresan las diferencias en cuanto a los niveles de dificultad entre cargos.

Ø  Roles: lista referencial de los puestos de trabajo que pueden desempeñar los ocupantes del cargo.

Ø  Tareas genéricas: describen las obligaciones y responsabilidades que corresponden al cargo. Son aquellas típicas comunes al cargo en cualquier área de la organización donde esté localizado.

Ø  Tareas Especiales: están referidas a los Niveles Normativo y Operativo, según estén relacionadas con políticas, normas y lineamientos, o con la razón de ser de la organización.

Ø  Factores: Elementos descriptivos del cargo, como: - Autonomía en las decisiones: libertad para aplicar, seleccionar o modificar los procedimientos, métodos y procesos de trabajo; - Comunicación: frecuencia de contactos internos y externos que el cargo exige; - Confidencialidad: tipo de información (de uso restringido o no) que se maneja o trasmite en el cargo; - Supervisión requerida: forma de supervisión que recibe el ocupante del cargo; - Responsabilidad: grado en que los insumos generados por el cargo afectan los resultados alcanzados en la organización.

Ø  Requisitos exigidos: indican las especificaciones o perfil del ocupante del cargo (educación formal, experiencia previa, conocimientos, habilidades y destrezas).

5.    Montaje y definición de la codificación interna del Manual.

Desde el punto de vista logístico, contempla el vaciado de información proveniente de  los instrumentos de recolección de información ajustados para los cargos de línea y de los cargos de supervisión que corroborarán los datos descritos por el personal operativo o de línea. Estos instrumentos son diseñados de un modo sencillo, cuya simplicidad estará en función de la obtención rápida y fiel de la información clave que será evaluada y traducida a efectos del Manual Descriptivo de Cargos de la organización.

METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

I.    INTRODUCCIÓN.

El presente documento explica la metodología que será empleada en la elaboración de los Manuales de Organización General y Específicos; se explicarán en forma clara y concisa los elementos básicos que guiarán las acciones que permitirán definir el objetivo y funciones de cada una de las dependencias organizativas que la componen.

El Manual de Organización constituye un documento interno que comprende el registro y/o actualización de la información de una organización: sus antecedentes históricos, marco jurídico que lo regula, atribuciones, estructura organizacional,  descripción de los objetivos y las funciones de las áreas y unidades que la integran, organigramas jerárquicos y funcionales que indican los niveles de autoridad y responsabilidad, así como los canales de comunicación y coordinación organizacional.

El Manual General de Organización es una herramienta de trabajo necesaria para normar y precisar las funciones de la estructura organizativa de los dos primeros niveles jerárquicos, denominados Estratégico y Directivo y, que conocido por el personal, sirve para regir sus acciones y coadyuvar al cumplimiento de los objetivos de la organización.

De igual forma se conciben los Manuales Específicos de Organización que abordarán la estructura organizativa de los tres últimos niveles jerárquicos, denominados: Asesoría y Servicios Especiales, Técnico y Operativo.  

II.   METODOLOGÍA

El proceso de elaboración de los Manuales de Organización General y Específicos constará de cuatro etapas, a través de las cuales se pretende uniformar y sistematizar los criterios que definan su contenido:

1.    Definición del objetivo de creación del Manual de Organización

Un Manual de Organización es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforma la estructura organizativa de una institución o empresa, sea cual fuere su objeto y actividad, delimitando a su vez sus responsabilidades y que pretende lograr a través de su adecuada implementación la necesaria y correcta correspondencia funcional entre estructura y puestos de trabajo.

La elaboración o actualización de los Manuales de Organización resulta, principalmente, del estudio y análisis de la estructura funcional vigente, lo que permitirá realizar los cambios adecuados a las necesidades de cada institución.

Un objetivo general estándar que se persigue con un Manual de Organización es el siguiente: “Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan la funcionalidad administrativa de la institución”.

2.    Obtención de la información documental y de campo:

Compilación y revisión de la documentación existente relativa a la estructura, funciones generales y específicas y operaciones de la organización, que se encuentren documentadas en manuales, instructivos, estudios especiales, entre otros, con el objetivo de conocer las regulaciones, los marcos técnicos y normativo en los cuales se desarrollan las actividades de la organización. Asimismo, comprende la obtención de información a través de la realización de entrevistas directas con el personal supervisorio de las áreas funcionales, a fin de captar en forma directa los procesos de trabajo ejecutados por la institución, su organización, estructura de personal y funciones específicas.

La metodología debe consistir en recoger información relacionada con las responsabilidades, actividades, niveles de reporte y supervisión, relaciones internas, externas, reportes elaborados y recibidos de cada posición a través de formularios especialmente diseñados para este fin y/o a través de entrevistas personales.

La información inicialmente recogida es verificada con los niveles jerárquicos superiores correspondientes, basada en los niveles de reporte indicados. Adicionalmente, podría complementarse lo obtenido con el perfil que debería poseer la persona que ocuparía dicha posición, considerando formación académica, experiencia laboral, características técnicas y personales ideales para lograr el adecuado desempeño en el puesto, lo cual será realizado a través del Manual Descriptivo de Cargos

2.1        Investigación Documental -> situación formal de la institución:

2.1.1      Antecedentes históricos: dar a conocer las principales transformaciones de la organización, del área administrativa o unidad de que se trate.

2.1.2      Marco jurídico: documentos legales vigentes que definan el marco jurídico del cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones y dichos documentos son entre otros, leyes, decretos, estatutos sociales, reglamentos, instructivos, acuerdos y/o circulares, etc.

2.1.3      Objetivo institucional. A partir del análisis efectuado a los documentos legales, se contará con elementos suficientes para describir el objetivo primordial que se ha determinado para la institución.

2.2          Investigación de campo -> diseño y elaboración de instrumentos de levantamiento y posterior análisis de información:

2.2.1      Elaboración de un guión, cuestionario o formulario diseñado para obtener información de funciones y atribuciones específicas: es recomendable aplicar un cuestionario adecuado a los coordinadores, jefes de unidad o supervisores y aplicar otro al personal de línea. Lo fundamental es recabar datos relevantes sobre los objetivos y funciones tanto de las áreas como de los puestos que las integran.

2.2.2      En caso de existir discrepancias posteriores, dudas o vacíos de información es recomendable la obtención de información en forma directa, a través de entrevistas con el ocupante del puesto.

2.2.3      Detección de la Estructura Orgánica actual: se obtendrá información que permita contar con la relación de las dependencias que conforman la institución, así como funcionarios que la integran y la ubicación orgánica de ambos en la estructura orgánica institucional, lo cual permitirá efectuar una descripción ordenada de los principales puestos y unidades administrativas.

2.2.4      Programas y proyectos: recabar información de aquellos que se realizan en dichas unidades. Tiene como propósito, verificar si estos programas y/o proyectos son coherentes al carácter funcional de cada dependencia.

3.    Análisis de la información.

Procesamiento y análisis de la información recabada, clasificación de funciones, ubicación de funciones, análisis estructural, elaboración de organigramas, revisión y autorización.

3.1      Clasificación de funciones: Una vez obtenidas las funciones que se realizan en los diferentes puestos, se procederá a efectuar su clasificación, atendiendo a criterios de forma (Similares, Equivalentes) y contenido (Operación, Control, Supervisión, Coordinación, Programación, Evaluación, Asesoría).

3.2      Ubicación de funciones: Una vez clasificadas las funciones bajo los criterios mencionados, será conveniente ubicarlas considerando los siguientes aspectos:

-       Identificación funcional de puestos y unidades con objetivos afines.

-       Agrupación y reubicación de funciones a sus puestos correspondientes eliminando a su vez, duplicidad y sobrecargas de trabajo.

-       Asignación congruente de los puestos en las unidades con afinidad funcional.

-       Agrupación funcional por áreas de las unidades encargadas de realizar funciones homogéneas.

3.3       Análisis estructural: La clasificación obtenida con base al análisis deberá permitir detectar la naturaleza de las áreas funcionales, entendiendo como tales: "El conjunto de unidades administrativas interrelacionadas, que realizan funciones de naturaleza similar para el logro de un objetivo común".

3.4      Elaboración de Organigramas: En correspondencia al análisis estructural, se deberá realizar una representación gráfica de la estructura orgánica en general y de áreas específicas de la institución. Esta representación gráfica se mostrará a través de organigramas que deberán contener las siguientes características: - La ubicación funcional, - Los niveles jerárquicos, - Las líneas de autoridad y responsabilidad, - La naturaleza lineal o asesoramiento de la unidad de referencia.

3.5      Revisión y autorización: Las propuestas elaboradas que contengan aspectos trascendentes en cuanto a funciones, ubicación o jerarquía de las unidades, es conveniente someterlos a revisión y autorización por parte de las autoridades competentes, a fin de asegurar la aceptación y la aprobación definitiva del documento a su terminación.

4.    Montaje y definición de la codificación interna del Manual.

Es necesario elaborar un código numérico para facilitar la identificación por áreas funcionales y puestos. La identificación debe corresponder a la clasificación de las áreas funcionales, así como a la estructura orgánica representada gráficamente en el organigrama general y específico a cada área.

ECONOMÍA SOCIAL

A partir del año 1999, se inicia en el país un nuevo enfoque  del Estado Venezolano y su relación  con la sociedad, se comienza a hablar entonces de un estado social de derecho y de justicia, concepción que se orienta a promover  el  equilibrio social, basado en la aplicación de conceptos tales como: democracia participativa y protagónica, igualdad y justicia social, garantía de los derechos sociales, contraloría social y corresponsabilidad.

Estos conceptos  se encuentran enmarcados en los lineamientos del Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación 2001-2007, documento que es manejado por la población  como medio de reivindicación y  promoción social.

Tomando en cuenta que el término de justicia social abarca la profundización  de la democracia en todos sus aspectos: educación, alimentación, salud, vivienda, cultura, y seguridad; el paradigma actual a vencer por el Estado Venezolano, es la exclusión social de la cual han sido objeto las  mayoría de sus ciudadanos a lo largo de la historia democrática del país, por lo que se busca incrementar las posibilidades de que estos sectores se incorporen activamente al desarrollo social y económico del país. 

En este sentido, la visión del Gobierno está orientada al abordaje de los problemas desde una perspectiva de integralidad, identificando tres líneas estratégicas de acción:

a) Democratización Productiva: Basada en la generación de una corriente de economía social, acompañada del diseño y desarrollo de una red institucional que vincule los  diversos modos de capacidades productivas.

b) Construcción de ciudadanía y capital humano: A través de la cual se busca el desarrollo de capacidades que garanticen la inclusión social de la población menos favorecida.

c) Participación y generación del poder ciudadano: Promoción y  fortalecimiento de las redes sociales de carácter nacional, estadal y municipal que aseguren la participación del ciudadano en los espacios políticos, institucionales y legales del país.

Ahora bien, la Economía Social se entiende como una forma de economía empresarial de carácter asociativa, participativa y democrática. En ella las diversas formas asociativas microeconómicas empresariales constituyen la organización de la actividad económica, con el objetivo de generar riqueza y permitir la obtención de excedentes. Los actores sociales se asocian para producir, distribuir y dotarse de servicios en mejores condiciones, bajo su directa organización y control, distribuyendo los excedentes entre sus asociados y asociadas al tiempo que fortalecen y capitalizan las sociedades garantizando su independencia y bienestar. Por tanto, son empresas que surgen en el mercado desde el protagonismo de determinados colectivos con la finalidad de crear riqueza, generar trabajo o de resolver problemas sociales que la exclusiva acción de empresas públicas o del sector público, en su sentido más amplio, no han sido capaces de solventar de modo satisfactorio.

La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, reconoce e introduce los principios de la economía social y de las organizaciones empresariales que surgen de ella; asumiéndose la economía social y el desarrollo endógeno como política de estado, permitiéndole al cooperativismo y demás formas de asociación comunitaria para el trabajo constituirse en las herramientas fundamentales del proceso de democratización económica de la sociedad venezolana.

A través del cooperativismo y la promoción a las empresas bajo el régimen de propiedad colectiva, el Estado Venezolano busca proteger, impulsar y robustecer la economía del país con la participación popular. Su propósito, es la construcción de empresas en la que todos tienen igualdad de derechos y en las que el beneficio obtenido se distribuye entre sus asociados según el trabajo que aporta cada uno de ellos.

Especial mención merece la promulgación de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, en el año 2001, con la cual el  Gobierno Bolivariano promueve la participación de los trabajadores y trabajadoras en los  procesos económicos y sociales desarrollados por empresas, mediante la cogestión o autogestión, por lo que ha promovido la creación de las cooperativas como una herramienta de  apoyo para las transformaciones sociales y económicas que el país demanda.

Igualmente, debe mencionarse que la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela en su artículo 184, contempla la obligación para el legislador de impulsar la descentralización por parte de los Estados y Municipios hacia las comunidades y grupos vecinales organizados, en lo concerniente a la producción de bienes y servicios que estén en la capacidad de prestar apropiadamente. Este trascendental objetivo se lograría solamente promoviendo, entre otras acciones, la participación de las cooperativas, microempresas, etc.,  como manifestación de la Economía Social en el contexto de los procesos económicos del país.

Para ello es necesario promover, crear y educar a las diversas organizaciones de la economía social resaltando el esfuerzo, aporte y riesgo que deben sumar quienes aspiren constituir tales organizaciones; así como en la aceptación de la importancia  de dar una justa ponderación entre el carácter social y el empresarial de las mismas.

En conclusión, el fortalecimiento de la Economía Social Venezolana requiere que las organizaciones que la constituyen logren su viabilidad económica y social; en donde juega un papel clave la formación calificada de los trabajadores, mediante la aplicación de programas de capitación y adiestramiento laboral que les permitan comprender y abordar las diversas situaciones en que actúan.

Mayo, 2006

FUNCIONES GENÉRICAS COMUNES A LAS DIVERSAS DEPENDENCIAS DE UNA ORGANIZACIÓN.

Las funciones son un conjunto de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos de la organización, de cuyo ejercicio generalmente es responsable una Dependencia, Entidad, Órgano o Unidad Administrativa; se define y emana a partir de las atribuciones y demás disposiciones Jurídico-Administrativas, por lo cual se debe entender que la función se deriva y desglosa de la atribución y/o disposición jurídica administrativa correspondiente.

Al redactar funciones deben ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del área de que se trate, pudiendo ser:

·         Sustantivas, las que identifica la esencia de la unidad administrativa para el cumplimiento de los objetivos.

·         De apoyo, aquéllas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por naturaleza técnico administrativa, son de carácter obligatorio y de aplicación general para toda la organización.

Lineamientos para la definición de funciones:

·         Las funciones deberán presentarse en forma de relación y jerarquizadas conforme a su importancia iniciándose su descripción con un verbo en infinitivo.

·         Cuidar que las funciones sean congruentes con el objetivo de la dependencia, entidad o unidad administrativa.

·         Las funciones asignadas a un órgano deberán ser afines, compatibles y/o complementarias con el objetivo del mismo.

·         Cuando una función se desprenda de otra, ésta deberá ir enseguida; por lo tanto, las funciones se agruparán por afinidad y siguiendo un orden lógico.

·         Cuando una función sea de coordinación entre dos órganos o más, deberá especificarse en cada uno de los órganos.

·         Se procurará que la descripción de cada función no exceda de tres renglones y se considere el orden lógico del proceso administrativo (planear, programar, ejecutar, controlar y evaluar). 

·         Se evitará el uso de adjetivo calificativos, así como subrayar conceptos.

·         Evitar que de un puesto de mando dependa otro de igual nivel.

·         Las funciones descritas en el manual deberán ser verificadas por el titular de la dependencia, entidad o unidad administrativa.

·         Las funciones que desarrolla el ente público se derivan de las atribuciones conferidas, por lo tanto, no se deben plasmar éstas últimas como funciones.

·         Al término de la descripción de las funciones deberá agregarse la frase siguiente: "Las demás funciones que le señalen las leyes, reglamentos, decretos y resoluciones en materia de … y todas aquellas que le sean asignadas por ….".

Las funciones serán redactadas con verbos que refieran acciones evaluables y cuantificables; evitando utilizar aquellos que no cumplan con esta condición (cristalizar, coadyuvar, vigilar, representar, contribuir, coordinar, conocer, dar a conocer, asegurar; etc.). Deberán ser claras, breves y en términos de resultados respetando la regla: verbo ---- objeto ---- condición.

Las funciones deberán derivarse y ser congruentes con las atribuciones:

·         Deberán cubrir todo el marco legal, sin exceder el ámbito de competencia conferido.

·         Deberán ser representativas de aspectos sustantivos, así como reflejar íntegramente un conjunto de actividades y operaciones a desarrollar.

·         Las funciones deberán jerarquizarse y relacionarse en orden de importancia, a fin de eliminar posibles duplicidades.

·         A los niveles de Dirección General se les asignarán exclusivamente las funciones características de coordinación, planeación, programación, organización, dirección, control, evaluación, vigilancia, difusión y autorización.

·         A los niveles de Dirección de Línea, o equivalente, corresponderán las funciones características de coordinación operativa, integración, supervisión, control y promoción. 

·         A los niveles de Departamento, o equivalente, corresponderán las funciones exclusivamente operativas.

·         Se deberán incluir un mínimo de cinco y un máximo de diez funciones sustantivas relevantes de cada una de las áreas que integran la Dirección General, o unidad de que se trate, conforme al orden y nomenclatura de la estructura orgánica vigente.

En el manual de organización deben listarse las funciones referidas a la dependencia administrativa y no al puesto, algunos aspectos que se habrán de considerar para una correcta redacción de funciones son:

·         Iniciar la redacción de las funciones con un verbo en infinitivo, que presente una acción por realizar.

·         Describir las funciones de tal manera que reflejen su contribución para alcanzar el objetivo.

·         Evitar que las funciones se describan en forma detallada, de tal manera que se incurra en describir actividades u operaciones.

·         Evitar que las funciones se dupliquen en la misma área o que se incluyan unas dentro de otras, de modo total o parcial.

Criterios para redactar funciones:

·         Para la Dirección General: Los verbos a utilizar para iniciar la redacción deberán ser enfocados a administrar, aprobar, asegurar, asesorar, asignar, auditar, autorizar, comunicar, consolidar, controlar, coordinar, desarrollar, determinar, diseñar, distribuir, entrevistar, establecer, estandarizar, estudiar, evaluar, examinar, expedir, facilitar, formular, inspeccionar, instalar, interpretar, planear, presupuestar, programar, proporcionar, recomendar, representar, revisar, supervisar y verificar las funciones que desarrollen las unidades administrativas a su cargo.

·         Para las Direcciones de Línea: Los verbos a utilizar para iniciar la redacción deberán ser enfocados a asignar, comunicar, controlar, coordinar, desarrollar, diseñar, distribuir, establecer, evaluar, facilitar, formular, inspeccionar, instalar, organizar, planear, programar, proporcionar, recomendar, revisar, supervisar, verificar y vigilar.

·         Para las demás Unidades: Las funciones que desarrollen las coordinaciones y subjefaturas o su equivalente son las ejecutantes o generadoras de las operaciones, la redacción de sus funciones se iniciará con verbos como: elaborar, imprimir, formular, recopilar, etc.

TIPOS DE MANUALES

I.    Manual. Definición.

Un manual es una recopilación en forma de texto, que recoge minuciosa y detalladamente las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fácil de entender y permita al lector, desarrollar correctamente la actividad correspondiente.

II.   Tipos de Manuales.

a)    Manual de Organización:

Documento que contiene información detallada referente a la estructura organizacional integral, sus antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras y funciones de las unidades administrativas que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la estructura de la organización.

b)    Manual de Normas y Procedimientos:

Un manual de Normas y Procedimientos es el documento que contiene la descripción detallada de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una o más unidades administrativas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente, conforme a un marco normativo y regulatorio que debe seguirse y respetarse.

El Manual de Procedimientos sintetiza de forma clara, precisa y sin ambigüedades los procedimientos operativos, donde se refleja de modo detallado la forma de actuación y de responsabilidad de todo miembro de la organización dentro del marco normativo de la empresa para la consecución de la calidad en el trabajo o en la entrega del producto final.

c)    Manual Descriptivo de Cargos.

El Manual Descriptivo de Cargos es un documento que recopila el compendio de los cargos vigentes en la organización o empresa, clasificados por grupos ocupacionales, así como la información de cada una de las características específicas y los factores componentes de un cargo, que permiten describirlo como tal, y determinar su grado de ubicación en la escala de sueldos correspondiente.

Aporta información a los trabajadores y a los supervisores de sus deberes y responsabilidades con la organización y es una base fundamental en los subsistemas de captación de recursos humanos, en los procesos de reclutamiento y selección; apoya y se retroalimenta del subsistema de adiestramiento y desarrollo en los procesos de detección de necesidades, diseño de programas de inducción y de formación.

d)    Manual de Procesos

El Manual de Procesos documenta la experiencia, el conocimiento y las técnicas que se generan en un organismo; se considera que esta suma de experiencias y técnicas conforman la tecnología de la organización, misma que sirve de base para que siga creciendo y se desarrolle.

Cuando se documenta la tecnología, se contribuye a enfocar los esfuerzos y la atención de los integrantes de una organización hacia la mejora de los sistemas de trabajo y su nivel de competitividad.

El Manual de Procesos de una organización es un documento que permite facilitar la adaptación de cada factor de la empresa (tanto de planeación como de gestión) a los intereses primarios de la organización; algunas de las funciones básicas del manual de procesos son: El establecimiento de objetivos, la definición y establecimiento de guías, procedimientos y norma, la evaluación del sistema de organización, las limitaciones de autoridad y responsabilidad, las normas de protección y utilización de recursos, la generación de recomendaciones, la creación de sistemas de información eficaces, la institución de métodos de control y evaluación de la gestión, el establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.

e)    Manual de Calidad

Especifica la política de calidad de la empresa y la organización necesaria para conseguir los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa. En él se describen la política de calidad de la empresa, la estructura organizacional, la misión de todo elemento involucrado en el logro de la calidad, etc. El fin del mismo se puede resumir en varios puntos:

• Unifica referencia oficial.
• Unifica comportamientos decisorios y operativos.
• Clasifica la estructura de responsabilidades.
• Independiza el resultado de las actividades de la habilidad.
• Es un instrumento para la Formación y la Planificación de la Calidad.
• Es la base de referencia para auditar el Sistema de Calidad.