FUNCIONES GENÉRICAS COMUNES A LAS DIVERSAS DEPENDENCIAS DE UNA ORGANIZACIÓN.

Las funciones son un conjunto de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos de la organización, de cuyo ejercicio generalmente es responsable una Dependencia, Entidad, Órgano o Unidad Administrativa; se define y emana a partir de las atribuciones y demás disposiciones Jurídico-Administrativas, por lo cual se debe entender que la función se deriva y desglosa de la atribución y/o disposición jurídica administrativa correspondiente.

Al redactar funciones deben ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del área de que se trate, pudiendo ser:

·         Sustantivas, las que identifica la esencia de la unidad administrativa para el cumplimiento de los objetivos.

·         De apoyo, aquéllas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por naturaleza técnico administrativa, son de carácter obligatorio y de aplicación general para toda la organización.

Lineamientos para la definición de funciones:

·         Las funciones deberán presentarse en forma de relación y jerarquizadas conforme a su importancia iniciándose su descripción con un verbo en infinitivo.

·         Cuidar que las funciones sean congruentes con el objetivo de la dependencia, entidad o unidad administrativa.

·         Las funciones asignadas a un órgano deberán ser afines, compatibles y/o complementarias con el objetivo del mismo.

·         Cuando una función se desprenda de otra, ésta deberá ir enseguida; por lo tanto, las funciones se agruparán por afinidad y siguiendo un orden lógico.

·         Cuando una función sea de coordinación entre dos órganos o más, deberá especificarse en cada uno de los órganos.

·         Se procurará que la descripción de cada función no exceda de tres renglones y se considere el orden lógico del proceso administrativo (planear, programar, ejecutar, controlar y evaluar). 

·         Se evitará el uso de adjetivo calificativos, así como subrayar conceptos.

·         Evitar que de un puesto de mando dependa otro de igual nivel.

·         Las funciones descritas en el manual deberán ser verificadas por el titular de la dependencia, entidad o unidad administrativa.

·         Las funciones que desarrolla el ente público se derivan de las atribuciones conferidas, por lo tanto, no se deben plasmar éstas últimas como funciones.

·         Al término de la descripción de las funciones deberá agregarse la frase siguiente: "Las demás funciones que le señalen las leyes, reglamentos, decretos y resoluciones en materia de … y todas aquellas que le sean asignadas por ….".

Las funciones serán redactadas con verbos que refieran acciones evaluables y cuantificables; evitando utilizar aquellos que no cumplan con esta condición (cristalizar, coadyuvar, vigilar, representar, contribuir, coordinar, conocer, dar a conocer, asegurar; etc.). Deberán ser claras, breves y en términos de resultados respetando la regla: verbo ---- objeto ---- condición.

Las funciones deberán derivarse y ser congruentes con las atribuciones:

·         Deberán cubrir todo el marco legal, sin exceder el ámbito de competencia conferido.

·         Deberán ser representativas de aspectos sustantivos, así como reflejar íntegramente un conjunto de actividades y operaciones a desarrollar.

·         Las funciones deberán jerarquizarse y relacionarse en orden de importancia, a fin de eliminar posibles duplicidades.

·         A los niveles de Dirección General se les asignarán exclusivamente las funciones características de coordinación, planeación, programación, organización, dirección, control, evaluación, vigilancia, difusión y autorización.

·         A los niveles de Dirección de Línea, o equivalente, corresponderán las funciones características de coordinación operativa, integración, supervisión, control y promoción. 

·         A los niveles de Departamento, o equivalente, corresponderán las funciones exclusivamente operativas.

·         Se deberán incluir un mínimo de cinco y un máximo de diez funciones sustantivas relevantes de cada una de las áreas que integran la Dirección General, o unidad de que se trate, conforme al orden y nomenclatura de la estructura orgánica vigente.

En el manual de organización deben listarse las funciones referidas a la dependencia administrativa y no al puesto, algunos aspectos que se habrán de considerar para una correcta redacción de funciones son:

·         Iniciar la redacción de las funciones con un verbo en infinitivo, que presente una acción por realizar.

·         Describir las funciones de tal manera que reflejen su contribución para alcanzar el objetivo.

·         Evitar que las funciones se describan en forma detallada, de tal manera que se incurra en describir actividades u operaciones.

·         Evitar que las funciones se dupliquen en la misma área o que se incluyan unas dentro de otras, de modo total o parcial.

Criterios para redactar funciones:

·         Para la Dirección General: Los verbos a utilizar para iniciar la redacción deberán ser enfocados a administrar, aprobar, asegurar, asesorar, asignar, auditar, autorizar, comunicar, consolidar, controlar, coordinar, desarrollar, determinar, diseñar, distribuir, entrevistar, establecer, estandarizar, estudiar, evaluar, examinar, expedir, facilitar, formular, inspeccionar, instalar, interpretar, planear, presupuestar, programar, proporcionar, recomendar, representar, revisar, supervisar y verificar las funciones que desarrollen las unidades administrativas a su cargo.

·         Para las Direcciones de Línea: Los verbos a utilizar para iniciar la redacción deberán ser enfocados a asignar, comunicar, controlar, coordinar, desarrollar, diseñar, distribuir, establecer, evaluar, facilitar, formular, inspeccionar, instalar, organizar, planear, programar, proporcionar, recomendar, revisar, supervisar, verificar y vigilar.

·         Para las demás Unidades: Las funciones que desarrollen las coordinaciones y subjefaturas o su equivalente son las ejecutantes o generadoras de las operaciones, la redacción de sus funciones se iniciará con verbos como: elaborar, imprimir, formular, recopilar, etc.