METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

I.    INTRODUCCIÓN.

El presente documento explica la metodología que será empleada en la elaboración de los Manuales de Organización General y Específicos; se explicarán en forma clara y concisa los elementos básicos que guiarán las acciones que permitirán definir el objetivo y funciones de cada una de las dependencias organizativas que la componen.

El Manual de Organización constituye un documento interno que comprende el registro y/o actualización de la información de una organización: sus antecedentes históricos, marco jurídico que lo regula, atribuciones, estructura organizacional,  descripción de los objetivos y las funciones de las áreas y unidades que la integran, organigramas jerárquicos y funcionales que indican los niveles de autoridad y responsabilidad, así como los canales de comunicación y coordinación organizacional.

El Manual General de Organización es una herramienta de trabajo necesaria para normar y precisar las funciones de la estructura organizativa de los dos primeros niveles jerárquicos, denominados Estratégico y Directivo y, que conocido por el personal, sirve para regir sus acciones y coadyuvar al cumplimiento de los objetivos de la organización.

De igual forma se conciben los Manuales Específicos de Organización que abordarán la estructura organizativa de los tres últimos niveles jerárquicos, denominados: Asesoría y Servicios Especiales, Técnico y Operativo.  

II.   METODOLOGÍA

El proceso de elaboración de los Manuales de Organización General y Específicos constará de cuatro etapas, a través de las cuales se pretende uniformar y sistematizar los criterios que definan su contenido:

1.    Definición del objetivo de creación del Manual de Organización

Un Manual de Organización es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforma la estructura organizativa de una institución o empresa, sea cual fuere su objeto y actividad, delimitando a su vez sus responsabilidades y que pretende lograr a través de su adecuada implementación la necesaria y correcta correspondencia funcional entre estructura y puestos de trabajo.

La elaboración o actualización de los Manuales de Organización resulta, principalmente, del estudio y análisis de la estructura funcional vigente, lo que permitirá realizar los cambios adecuados a las necesidades de cada institución.

Un objetivo general estándar que se persigue con un Manual de Organización es el siguiente: “Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan la funcionalidad administrativa de la institución”.

2.    Obtención de la información documental y de campo:

Compilación y revisión de la documentación existente relativa a la estructura, funciones generales y específicas y operaciones de la organización, que se encuentren documentadas en manuales, instructivos, estudios especiales, entre otros, con el objetivo de conocer las regulaciones, los marcos técnicos y normativo en los cuales se desarrollan las actividades de la organización. Asimismo, comprende la obtención de información a través de la realización de entrevistas directas con el personal supervisorio de las áreas funcionales, a fin de captar en forma directa los procesos de trabajo ejecutados por la institución, su organización, estructura de personal y funciones específicas.

La metodología debe consistir en recoger información relacionada con las responsabilidades, actividades, niveles de reporte y supervisión, relaciones internas, externas, reportes elaborados y recibidos de cada posición a través de formularios especialmente diseñados para este fin y/o a través de entrevistas personales.

La información inicialmente recogida es verificada con los niveles jerárquicos superiores correspondientes, basada en los niveles de reporte indicados. Adicionalmente, podría complementarse lo obtenido con el perfil que debería poseer la persona que ocuparía dicha posición, considerando formación académica, experiencia laboral, características técnicas y personales ideales para lograr el adecuado desempeño en el puesto, lo cual será realizado a través del Manual Descriptivo de Cargos

2.1        Investigación Documental -> situación formal de la institución:

2.1.1      Antecedentes históricos: dar a conocer las principales transformaciones de la organización, del área administrativa o unidad de que se trate.

2.1.2      Marco jurídico: documentos legales vigentes que definan el marco jurídico del cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones y dichos documentos son entre otros, leyes, decretos, estatutos sociales, reglamentos, instructivos, acuerdos y/o circulares, etc.

2.1.3      Objetivo institucional. A partir del análisis efectuado a los documentos legales, se contará con elementos suficientes para describir el objetivo primordial que se ha determinado para la institución.

2.2          Investigación de campo -> diseño y elaboración de instrumentos de levantamiento y posterior análisis de información:

2.2.1      Elaboración de un guión, cuestionario o formulario diseñado para obtener información de funciones y atribuciones específicas: es recomendable aplicar un cuestionario adecuado a los coordinadores, jefes de unidad o supervisores y aplicar otro al personal de línea. Lo fundamental es recabar datos relevantes sobre los objetivos y funciones tanto de las áreas como de los puestos que las integran.

2.2.2      En caso de existir discrepancias posteriores, dudas o vacíos de información es recomendable la obtención de información en forma directa, a través de entrevistas con el ocupante del puesto.

2.2.3      Detección de la Estructura Orgánica actual: se obtendrá información que permita contar con la relación de las dependencias que conforman la institución, así como funcionarios que la integran y la ubicación orgánica de ambos en la estructura orgánica institucional, lo cual permitirá efectuar una descripción ordenada de los principales puestos y unidades administrativas.

2.2.4      Programas y proyectos: recabar información de aquellos que se realizan en dichas unidades. Tiene como propósito, verificar si estos programas y/o proyectos son coherentes al carácter funcional de cada dependencia.

3.    Análisis de la información.

Procesamiento y análisis de la información recabada, clasificación de funciones, ubicación de funciones, análisis estructural, elaboración de organigramas, revisión y autorización.

3.1      Clasificación de funciones: Una vez obtenidas las funciones que se realizan en los diferentes puestos, se procederá a efectuar su clasificación, atendiendo a criterios de forma (Similares, Equivalentes) y contenido (Operación, Control, Supervisión, Coordinación, Programación, Evaluación, Asesoría).

3.2      Ubicación de funciones: Una vez clasificadas las funciones bajo los criterios mencionados, será conveniente ubicarlas considerando los siguientes aspectos:

-       Identificación funcional de puestos y unidades con objetivos afines.

-       Agrupación y reubicación de funciones a sus puestos correspondientes eliminando a su vez, duplicidad y sobrecargas de trabajo.

-       Asignación congruente de los puestos en las unidades con afinidad funcional.

-       Agrupación funcional por áreas de las unidades encargadas de realizar funciones homogéneas.

3.3       Análisis estructural: La clasificación obtenida con base al análisis deberá permitir detectar la naturaleza de las áreas funcionales, entendiendo como tales: "El conjunto de unidades administrativas interrelacionadas, que realizan funciones de naturaleza similar para el logro de un objetivo común".

3.4      Elaboración de Organigramas: En correspondencia al análisis estructural, se deberá realizar una representación gráfica de la estructura orgánica en general y de áreas específicas de la institución. Esta representación gráfica se mostrará a través de organigramas que deberán contener las siguientes características: - La ubicación funcional, - Los niveles jerárquicos, - Las líneas de autoridad y responsabilidad, - La naturaleza lineal o asesoramiento de la unidad de referencia.

3.5      Revisión y autorización: Las propuestas elaboradas que contengan aspectos trascendentes en cuanto a funciones, ubicación o jerarquía de las unidades, es conveniente someterlos a revisión y autorización por parte de las autoridades competentes, a fin de asegurar la aceptación y la aprobación definitiva del documento a su terminación.

4.    Montaje y definición de la codificación interna del Manual.

Es necesario elaborar un código numérico para facilitar la identificación por áreas funcionales y puestos. La identificación debe corresponder a la clasificación de las áreas funcionales, así como a la estructura orgánica representada gráficamente en el organigrama general y específico a cada área.