|
PRESENTACIÓN
|
|
|
CAPÍTULO
I: CONSIDERACIONES GENERALES
|
|
|
1.1.
OBJETIVO
|
|
|
1.1.1. General
|
|
|
1.1.2. Específicos
|
|
|
1.2.
VIGENCIA
|
|
|
CAPÍTULO II: METODOLOGÍA
|
|
|
2.1.
ESTRUCTURA
DEL INFORME DE GESTIÓN
|
|
2.1.1.
Encabezado
|
|
2.1.2.
Presentación
|
|
2.1.3.
Actividades desarrolladas
|
|
2.1.4.
Tablas y/o gráficas
|
|
2.1.5.
Otros aspectos relevantes de la gestión
|
|
2.1.6.
Actividades en ejecución
|
|
2.1.7.
Dificultades presentadas en la ejecución
|
|
2.1.8.
Conclusiones y Recomendaciones
|
|
2.1.9.
Definición de términos
|
|
2.1.10. Firma del responsable del
informe
|
|
|
2.2.
NORMAS
GENERALES PARA LA REDACCIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN
|
|
2.2.1. Redacción clara, concisa y
coherente.
|
|
2.2.2.
Objetividad al exponer y analizar hechos.
|
|
2.2.3.
Coherencia con informes anteriores.
|
|
2.2.4.
Evitar información irrelevante.
|
|
2.2.5.
Evitar el uso de estereotipos.
|
|
2.2.6.
Identificar la información procedente
de fuentes externas y la elaborada por la Institución.
|
|
2.2.7. Adecuar el informe de gestión a la realidad institucional, teniendo
en cuenta su magnitud y complejidad.
|
|
|
2.3.
CRONOGRAMA
DE ELABORACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN
|
|
|
2.4.
CONSOLIDACIÓN
DEL INFORME DE GESTIÓN
|
|
PRESENTACIÓN
El informe de gestión es un documento que contiene los hechos más relevantes
ocurridos en el período en que se ejecutan una serie de procesos y sus
actividades para la obtención de resultados; además, expone los logros
obtenidos y las dificultades presentadas durante la gestión. Por tanto, describe
las actividades de coordinación, control y dirección realizadas durante un
determinado lapso de tiempo.
La elaboración de un informe de gestión involucra determinadas destrezas
cognitivas, como describir, comparar, explicar y evaluar. La descripción permite
presentar las características y formas de ejecución de los procesos y recursos
utilizados en la gestión. La comparación posibilita la identificación de similitudes,
semejanzas y diferencias entre objetos o eventos para la generación de consciencia
de los avances o retrocesos logrados en comparación con períodos anteriores. La
explicación permite ordenar y comunicar a otros los resultados de la gestión y
la forma como se manejaron los recursos, además, viabiliza la justificación de
los avances obtenidos en términos de evidencias, conceptos, metodologías,
criterios y consideraciones del contexto; asimismo, facilita la presentación de
razonamientos y propuestas de manera clara, convincente y categórica. Por
último, la evaluación conlleva la construcción de proyecciones y juicios bajo
criterios de credibilidad, ya que responden a la reflexión sobre la gestión
realizada, con el fin de efectuar mejoras en el próximo período de gestión.
CAPÍTULO
I: CONSIDERACIONES GENERALES
OBJETIVOS
1.1.1. General
Establecer la metodología para
la elaboración de los informes de gestión de las actividades ejecutadas por una
organización en un periodo especifico.
1.1.2. Específicos
Ø
Establecer un marco referencial para la configuración de
la información que debe proporcionarse en el informe de gestión, tanto en lo
que respecta a su contenido como a su presentación.
Ø
Definir la estructura para la elaboración y presentación
del informe de gestión de una organización.
1.2.
VIGENCIA
El presente instrumento metodológico será aplicado una vez sea aprobado
por las autoridades competentes de la organización y tendrá vigencia hasta que
sea necesario o conveniente su actualización.
CAPÍTULO II: METODOLOGÍA
2.1.
ESTRUCTURA DEL INFORME DE GESTIÓN
2.1.1.
Encabezado
Para empezar la redacción del
documento se debe incluir información básica en relación a ciertos aspectos que
son:
Ø
Identificación de la organización.
Ø
Período correspondiente de la gestión.
Ø
Fecha de elaboración del documento
2.1.2.
Presentación
Es una breve exposición de los principales
temas incluidos en el informe de gestión, de tal forma que permita la
comprensión de todo el documento. Explica en forma sucinta el por qué se realiza
el informe, cuál es su objetivo central de estudio y qué se tuvo en cuenta para
elaborarlo.
Para desarrollar este apartado
se recomienda seleccionar cada uno de los contenidos, de forma tal que:
Ø
Contribuyan a ampliar la calidad, la integridad y la
utilidad del contenido del informe de gestión respecto de los temas que son
relevantes.
Ø
Ayuden a armonizar el contenido del informe de gestión,
lo cual facilitará comparar algunos aspectos del mismo entre diferentes periodos.
Ø
Permitan incrementar el grado de comprensión de los
usuarios de la información, lo que potencialmente facilita la toma de
decisiones.
2.1.3.
Actividades desarrolladas
Explica las actividades
realizadas durante el período en evaluación de acuerdo con los planes y
proyectos formulados y ejecutados en correspondencia con el direccionamiento
estratégico de la organización. Su complejidad y profundidad dependerá de la
naturaleza de las actividades que se reporten.
Se describen los objetivos
alcanzados con las actividades realizadas, así como, las actuaciones
desplegadas para conseguirlos; igualmente, se incluyen los indicadores
utilizados para evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos planteados,
mediante las actuaciones realizadas. Provee un análisis de la evolución y
resultado de la gestión durante el período que se reporta y su posición al final
del mismo. Los informes de gestión no incluyen comparaciones entre periodos, ya
que su fin es presentar los logros alcanzados en un periodo específico.
En este apartado no deben
emplearse artificios del lenguaje (metáforas, comparaciones, analogías, etc.),
sino una redacción lo más objetiva posible.
2.1.4.
Tablas y/o gráficas
Muestra en gráficas y/o tablas
el progreso del cumplimiento de los objetivos de la organización de acuerdo con
las actividades desarrolladas.
2.1.5.
Otros aspectos relevantes de la gestión
Describe las actividades que no
se encuentran incluidas en los planes y proyectos formulados pero que constituyeron
un impulso importante para el cumplimiento de los objetivos y metas trazadas.
2.1.6.
Actividades en ejecución
Se refiere a todas las acciones
y actividades iniciadas que aún no han sido concluidas y que tengan un porcentaje
de ejecución mayor al 75%.
2.1.7.
Dificultades presentadas en la ejecución
Registra los acontecimientos y/o
dificultades que limitaron el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas
para el periodo que se reporta.
2.1.8.
Conclusiones y Recomendaciones
En lo que corresponde a las conclusiones,
describe en forma breve los aspectos relevantes del informe que faciliten una
visión resumida de toda la gestión. Con las conclusiones se busca concentrar la información en aquellos datos
verdaderamente importantes
En cuanto a las recomendaciones,
se refiere a todas las propuestas de mejora en el desarrollo de la gestión para
la consecución de los objetivos y metas trazadas. Deben ser útiles para la organización,
de forma tal que promuevan la implementación de mejoras en los procesos y
actividades descritas, así como, en los datos obtenidos.
2.1.9.
Definición de términos
Se refiere a la aclaración del
sentido en que se utilizan las palabras o conceptos empleados en el documento
2.1.10.
Firma del responsable del informe
Al finalizar el Informe de
Gestión debe validarse con la firma del responsable de su elaboración.
2.2.
NORMAS GENERALES PARA LA REDACCIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN
2.2.1.
Redacción clara, concisa y coherente.
El informe de gestión debe poder
ser entendido sin dificultad por los usuarios. El uso de recursos gráficos debe
facilitar la comprensión, apoyar la información y razonamientos que se ofrezcan
en los párrafos de naturaleza narrativa.
2.2.2.
Objetividad al exponer y analizar hechos.
El valor del informe reside más
en discutir y analizar que en refrendar los cursos de acción seguidos. En este
sentido, la exposición deberá ser fiel y proveer explicaciones más que justificaciones.
2.2.3.
Coherencia con informes anteriores.
Es necesario que los diferentes
informes guarden una relación de continuidad, y que, en los siguientes, se
explique el resultado de las principales medidas propuestas en los anteriores.
2.2.4.
Evitar información irrelevante.
Es necesario realizar una selección
de la información, incluyendo sólo aquella que sea relevante para el usuario. La
información poco relevante obstaculiza la ubicación de la información importante
y es prescindible.
Se debe evitar tanto la información
intrascendente, como la que tenga escasa importancia por su cuantía. La
importancia relativa de la información variará en función de cada dependencia
administrativa en particular.
2.2.5.
Evitar el uso de estereotipos.
Es recomendable evitar el uso estereotipos,
debido a que no proveen a los usuarios de la información apropiada para hacer
sus evaluaciones y tomar sus decisiones. Al utilizar este tipo de recursos se
transmite la idea de un deficiente tratamiento de la información, lo que puede disminuir
la percepción sobre la calidad del análisis y de las conclusiones ofrecidas.
2.2.6. Identificar
la información procedente de fuentes externas y la elaborada por la Institución.
En los informes de gestión
suelen utilizarse datos como apoyo a las explicaciones, diagnósticos y
análisis, por lo que es necesario que las cifras procedentes de documentos
externos se identifiquen como tales, indicando la fuente de la que han sido
tomadas y la fecha de su publicación. De la misma forma, las cifras que han
sido elaboradas por la institución deben quedar identificadas y descritas como
tales.
2.2.7. Adecuar
el informe de gestión a la realidad institucional, teniendo en cuenta su magnitud
y complejidad.
El informe de gestión debe tener
un contenido ponderado, adecuado a la actividad que desarrolla la institución y
a la magnitud y complejidad de sus operaciones.
2.3.
CRONOGRAMA DE ELABORACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN
Se hace
necesario establecer tiempos precisos para la recolección de la información,
elaboración y presentación del informe de gestión, para que la dependencia
correspondiente consolide el informe final para la rendición de cuentas en
tiempo oportuno.
A continuación,
se presenta el siguiente cronograma para establecer los tiempos de desarrollo
que deben ser de estricta responsabilidad y cumplimiento por las direcciones
nacionales:
Ø
Fecha de solicitud de la elaboración de los Informes de
Gestión.
Ø
Fecha en la que cada dependencia administrativa elabora
su Informe de Gestión.
Ø
Fecha de recepción por parte de la dependencia correspondiente
de elaborar el informe.
Ø
Fecha de ajuste de la información por parte de las dependencias
que reportan información.
Ø
Fecha de entrega del Informe de Gestión a las máximas autoridades
de la organización.
2.4.
CONSOLIDACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN
El Informe de Gestión de
cada una de las dependencias administrativas se recibirá en la dependencia encargada de consolidarlo
bajo las
fechas que se establezcan en el cronograma anterior lo que permitirá. verificar
la información acorde a los planes, proyectos y actividades de cada uno.
Entradas
